Archivace účetních dokumentů v kostce

DATA POTŘEBNÁ PRO ARCHIVACI DAT

účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají…

účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají…

účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají; forma vedení účetnictví může být v souladu s § 33 ZoÚ buď písemná, nebo technická nebo smíšená. (FAKTURY +VÝPISY)

s výjimkou účetní závěrky a výroční zprávy, kde je lhůta 10 let, vyplývá z účetních předpisů 5letá lhůta pro úschovu účetních záznamů.

MZDOVÉ, SOCIÁLNÍ A DŮCHODOVÉ DOKUMENTY

účetních dokladů je stanovena pro oblast sociálního pojištění. Jak vyplývá z § 22c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, v platném znění, účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného jsou plátci pojistného povinni uschovávat po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Stejnopisy evidenčních listů je zaměstnavatel povinen uchovávat po dobu 3 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Evidenci údajů, která je vedena v souladu s § 37 odst. 1 uvedeného zákona, je zaměstnavatel povinen uchovávat po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, pokud se tato evidence týká poživatele starobního nebo invalidního důchodu.

Nejdelší z těchto lhůt se týká mzdových listů nebo účetních záznamů o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, a to po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Pro oblast nemocenského pojištění je pro úschovu souvisejících dokladů stanovena lhůta 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu a záznamy o evidenci docházky do práce, včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

SKARTACE DLE ZÁKONA !! NUTNO DOHODNOUT SE STÁTNÍM ARCHIVEM!!

  • Dokumenty o vzniku, přeměně a zániku původce
    • zakladatelské dokumenty,
    • statuty, stanovy, jednací řády, organizační řády a schémata,
    • dokumenty o přeměnách právnických osob,
    • dokumentace o zrušení a zániku.
  • Dokumenty o řízení původce
    • protokoly a zápisy z jednání statutárního orgánu a dozorčího orgánu, zprávy dozorčího orgánu, zápisy z valných hromad s přílohami, zápisy z porad vedení,
    • výroční zprávy,
    • zprávy o auditu.
  • Dokumenty o majetku původce
    • mimořádné inventarizace majetku při vzniku, dělení nebo likvidaci obchodních společností a družstev s výjimkou družstev bytových,
    • smlouvy o převodu vlastnického práva k nemovitostem a listiny osvědčující přechod vlastnického práva k nemovitostem,
    • dokumentace zápisu a certifikace ochranných známek.
  • Finanční dokumenty účetní závěrky.
  • Dokumenty vztahující se k předmětu podnikání původce
    • podnikatelské záměry, vývojové studie,
    • výrobní programy roční a delší, rozbory s komentáři,
    • dokumentace výrobků (finální výkresy sestavení či sestav, prospekty, katalogy, vzorkovnice),
    • ocenění výrobků.

Organizace má mít zpracovaný archivní a spisový řád.

Kategorie: